Akademia Organizatorów i Planistów Konferencji i Kongresów zeszła do podziemia - dzień drugi

Prelekcja wniosła wiele praktycznej wiedzy na temat zasadzek i zagrożeń przy organizacji dużych kongresów, eventów, koncertów, czy imprez masowych. Wręcz dramatycznie przebiegało rozpoczęcie dużego międzynarodowego kongresu kardiologów w Hali Stulecia we Wrocławiu. Impreza była zaplanowana dwa lata wcześniej. Niestety brak dobrej komunikacji władz miejskich i organizatorów kongresu spowodował, że rozpoczęto w newralgicznych dla komunikacji z położoną na wyspie Halą remont.

Ekipa techniczna spoza Wrocławia dotarła na miejsce dwie godziny po rozpoczęciu kongresu, a otwierający kongres, dotarł na miejsce jadąc po chodnikach. Kolejną sytuacją, która może zaskoczyć organizatora dużej imprezy może być fakt, że sieci komórkowe przestają działać w miejscach, gdzie zgromadzi sie ponad 2 tys. ich posiadaczy. Organizator i podwykonawcy muszą w takich sytuacjach posługiwać się wielokanałowymi radiotelefonami – zdawałoby się anachronicznym już sprzętem. Kolejnym momentem, gdzie organizator kongresu może zaliczyć wpadkę jest złe zorganizowanie recepcji.

– Recepcja jest kluczem sprawnej obsługi uczestnika konferncji – mówił Maciej Partyka.

Obecnie rejestracja uczestników odbywa się z dużym wyprzedzeniem przez internet, a drogą pocztową są dostarczane identyfikatory i wejściówki. Recepcja nadal jednak pozostaje centralnym punktem obsługi uczestników. Kolejnym zagrożeniem jest dobór podwykonawców. Tu znowu padły konkretne przykłady, gdzie niezbyt dokładna znajomość możliwości i wiarygodności podwykonawcy może sparaliżować przebieg spotkania.

Istotne prócz właściwego doboru podwykonawców jest znajomość i rygorystyczne przestrzeganie procedur wymaganych prawem (przepisy przeciwpożarowe, BHP i szereg innych). No i tzw. „godzina zero” jest również jedną z kardynalnych zasad profesjonalnej organizacji dużych imprez. Wszystko powinno być ostatecznie dopięte na 24 h przed startem imprezy.

Nieoczekiwanie może się też okazać, że załatwianie spraw z dużym wyprzedzeniem w naszym kraju również może okazać się zgubne w skutkach. W tej chwili firma pana Partyki ma problem z wynegocjowanymi dwa lata wcześniej cenami zakwaterowania. Po negocjacjach, upustach itp. obecna cena doby w tym hotelu „ z lady” bez żadnych upustów jest niższa od tej wynegocjowanej. Hotel za nic nie chce renegocjować warunków.

David Henry i  Sieglinde Willig

Następnie o tym „Co miasta w Polsce powinny zrobić dla rozwoju branży MICE?” mówili Sieglinde Willig, dyrektor ds. Sprzedazy i marketingu Starwood Hotels & Resorts i David Henry, dyrektor sprzedaży, dystrybucji i marketingu ORBIS S.A.

– Polska w oczach Zachodu jawi się jako „pilnie strzeżony” sekret przy organizowaniu dużych międzynarodowych kongresów, czy eventów – powiedziała na wstępie Sieglinde Willig.

David Henry Sieglinde Willig i Maciej Partyka

Taką opinię wyraził także David Henry. Okazuje się, że za granicą o możliwościach Polski w tym zakresie wie się niewiele lub nic. Źle to świadczy o promowaniu Polski jako atrakcyjnej destynacji turystyki biznesowej. Sieglinde Willig mieszka w Polsce od trzech lat i przywitała się z uczestnikami Akademii w języku polskim. David Henry mieszkający w naszym kraju dopiero od czterech miesięcy wyraził nadzieję, że on również po trzech latach pobytu postara się przynajmniej przywitanie wygłosić po polsku. Zapraszanie zagranicznych ekspertów to już tradycja Akademii. Ich spojrzenie na naszą rzeczywistość wnosi wiele dobrego .  Sieglinde Willig na tyle polubiła swoje nowe miejsce pobytu, ze zorganizowała w jednym z hoteli swojej sieci debatę z udziałem m.in. POT, innych organizacji i ludzi z branży poświęconą skutecznemu wypromowaniu Polski jako rozpoznawalnej marki w przemyśle spotkań  na międzynarodowym rynku.

Obydwoje mówili o zagranicznych  doświadczeniach przy organizacji konferencji i kongresów. Ciekawym eksperymentem było wypromowanie Weimaru 60 tysięcznego miasta w Niemczech jako Europejskiej Stolicy Kulturyw. W tym czasie miasto nie miało nawet lotniska, a jedynym jego atutem był Goethe. Ale udało się i opłaciło.

O „Sztuce autoprezentacji i negocjacji w czasach kryzysu”  ciekawie mówił Marek Pawłowski, prezes European Training Center. Obejrzeliśmy w prezentacji fragmenty charyzmatycznego przemówienie obecnego prezydenta USA Baraka Obamy, gdzie frazą-kluczem do przekonania innych i...siebie było stwierdzenie: „Yes, we can” powtarzane jak mantra. W amerykańskiej rzeczywistości udało mu się przekonać i pociągnąć za sobą ludzi.

Na koniec wystąpił Sławomir Wróblewski z prelekcją „Nasze oferty kultury – eksportowy hit czy kit?”. Sześć miast w Polsce się stara o bycie Europejską Stolicą Kultury. Wybrane będzie jedno miasto.

– Czy te miasta, które nie zostaną wybrane, a już mocno się zaangażowały w walkę o to, mają plan „B” – pytał Sławomir Wróblewski.

Maciej Partyka i Sławomir Wróblewski

W następnym roku odbędą się obchody Roku Chopinowskiego. Czy jesteśmy do tego właściwie przygotowani i czy  właściwie promujemy to wydarzenie. A najważniejsze , czy będziemy umieli właściwie to spożytkować. To kolejne pytania i kwestie postawione przez sekretarza generalnego SKKP. Diagnoza obecnej sytuacji nie budzi entuzjazmu.

– Styk pieniądza prywatnego i publicznego jest trudny, korupcjogenny i iskrzy, ale cały świat z tym sobie radzi – stwierdził Sławomir Wróblewski komentując trudną w Polsce sytuację w zakresie partnerstwa publiczno-prywatnego i „okopywanie się” urzędników odpowiedzialnych za promocję miast i regionów, oraz dziwne zachowania właścicieli i administratorów obiektów konferencyjnych.

Jest szereg problemów do rozwiązania, ale uporczywa praca, walka i zapał w końcu dają efekty. Pojawiają się też nowi sprzymierzeńcy w tym i z zagranicy jak widać.

Na lunch przejechaliśmy do Krakowa. Gra miejska, której scenariusz został skonstruowany pod kątem pokazania uczestnikom Akademii możliwości i potencjału Krakowa jako destynacji turystyki biznesowej zakończyła to doroczne szkolenie branżowe.

Mirosław Sulima-Dolina

Źródło: EventMapa.pl