e-Przewodnik "Pikniki firmowe - organizatorzy, miejsca, atrakcje"

To już kolejne, czwarte wydanie e-Przewodnika. Po edycjach poświęconych m.in. eventom tematycznym i najciekawszym miejscom eventowym w stolicy, pod lupę bierzemy tym razem pikniki firmowe.

Sezon na organizację korporacyjnych imprez plenerowych właśnie sie rozpoczął. Wątek podejmujemy jednak nie tylko ze względu na jego aktualność. Takie eventy postrzegane są zazwyczaj, jako temat łatwy, prosty i przyjemny, o którym niewiele odkrywczego można by jeszcze napisać. Podyktowani chęcią obalenia tego stereotypu, zdecydowaliśmy się więc nowy numer przewodnika poświęcić właśnie tej sprawie.

Niemal każda agencja eventowa pikniki firmowe w swojej ofercie posiada i ma za sobą setki takich realizacji. Choć każdy z organizatorów podkreśla, że event „uszyje na miarę" danego Klienta, to jednak zawsze wykorzystuje się mniej lub bardziej sprawdzone przez lata „przepisy" na udaną realizację. Jeśli Klient ma już za sobą przygodę z quadami, wystarczy podsunąć mu amfibie, jeśli kilkanaście razy wyśpiewywał piosenki z telebimu, mając za alternatywę kasyno, można wysłać go na Dziki Zachód lub zamiast ruletki zafundować po prostu turniej bilarda. Nie wszyscy widzieli już kule zorbingowe, nie wszyscy wchodzili na wspinaczkowe ścianki. Ponieważ takich, dostępnych atrakcji dostarczanych przez podwykonawców jest na rynku całe mnóstwo (o czym Klient rzecz jasna wiedzieć nie musi), bardzo łatwo popaść w rutynę własnej pracy. Rutyna zaś oznacza brak dążenia do podnoszenia jakości swoich usług i ograniczenie autokreatywności, a co za tym idzie, również znużenie codziennymi obowiązkami. Doświadczenie idzie także niejednokrotnie w parze z „przymykaniem oka" na niuanse, co niestety może doprowadzić do tego, że podczas którejś z naszych imprez w końcu zdarzy się nieprzewidziana wpadka. I jeśli będzie to „tylko" deficyt kiełbasek na grillu, to jeszcze pół biedy. Gorzej, jeśli nasze niedopatrzenie doprowadzi do zagrożenia bezpieczeństwa uczestników imprezy, lub jeśli sami narazimy się na straty finansowe z powodu uprzedniego nieubezpieczenia się od rzeczy od nas niezależnych. Może więc pora spojrzeć na pikniki nieco świeższym okiem?

Czy jesteście Państwo pewni, że nigdy nie zdarzyło wam się „przepłacić" imprezy? Co zrobić by planując piknik firmowy nie dać się zwariować, narażając przy tym na zbyt wysokie koszta? Między innymi o tym oraz o technicznym zapleczu pikników firmowych pisze dla Państwa Maksymilian Kuśmierek, właściciel firmy PROMOLAB ze Szczecina. Na co warto zwrócić szczególną uwagę zamawiając ekipę od nagłośnienia? Jakie wymiary powinna mieć scena i ile kosztuje jej postawienie? Chociaż pikniki wydają się eventami, które zazwyczaj traktujemy jako „techniczne proste", a z ekipami tych samych podwykonawców pracujemy po kilka jak nie kilkanaście lat, to naprawdę warto samemu przyjrzeć się pewnym niuansom. Niuansom, które w dużej mierze decydują o jakości i powodzeniu naszych eventów. Zapraszana na pikniki firmowe przez organizatorów, sama wielokrotnie miałam okazję oglądać zbyt długie przerwy pomiędzy występami artystów. Jestem pewna, że przestępowanie z nogi na nogę i narastająca irytacja na pewno nie towarzyszyły tylko mi. O tym, co zrobić by zaoszczędzić uczestnikom takich „przyjemności", nie narażać ich na nazbyt długie oczekiwanie spowodowane w nieskończoność ciągnącymi się próbami dźwiękowymi i jak naprawdę dobrze rozplanować występy artystów grających „na żywo", przeczytają Państwo w tekście „Piknikowe wyzwania techniczne". Uświadomi on także Państwu, gdzie leży granica pomiędzy stosowanymi rozwiązaniami technicznymi a efektywnością kosztową wydarzenia.

Pogoda nie dopisała, albo artysta nie pojawił się na evencie, bo zdrowie nie pozwala? A może to po prostu jego zwyczajny kaprys? Udany event to nie tylko taki, na którym nie wydarzyła się żadna wielka katastrofa, bo podczas każdej realizacji mogą wystąpić okoliczności, z tytułu których poniesiecie Państwo straty. Ubezpieczenia od tego typu sytuacji nie są jeszcze w Polsce popularne, ale na rynku zaczynają już pojawiać się brokerzy posiadający w swojej ofercie takie usługi. O tym, co zrobić, by ubezpieczyć się od strat pisze w tym numerze e-Przewodnika Agnieszka Komosa z MAKonLine.

Podobny do mitu braku możliwości ubezpieczenia się od niezależnych od nas sytuacji, jest krążący mit o aspektach prawnych „obowiązujących" eventy piknikowe. Ile to razy słyszeliście już Państwo, że „generalnie w Polsce brak jest przepisów regulujących organizację imprez plenerowych nie będących imprezami masowymi"? Pewnie nie jeden, podobnie z resztą jak ja. Zachęcam zatem do lektury artykułu Przemysława Płoskonki, który nie będzie generalizował, a skrupulatnie przybliży Państwu zapisy ustaw traktujących o organizacji imprez firmowych „pod chmurką". Krzysztof Bartuszek, zwróci zaś Państwa uwagę na aspekt ochrony pikników. Zaznaczy jak istotna jest analiza potencjalnych zagrożeń podczas planowania takich eventów, pisząc chociażby o tym, jak ważnym elementem w codziennej pracy, jest rozpoznanie ryzyka, które niosą za sobą konkretne atrakcje, takie jak fajerwerki, grill czy alkohol. Zwróci też uwagę jak bardzo istotne jest zdroworozsądkowe podejście i konieczność dopasowania sił porządkowych oraz środków zabezpieczających do realnych potrzeb.

W tej edycji e-Przewodnika znajdziecie Państwo również takie informacje w jaki sposób wybrać naprawdę dobrego dostawcę hal namiotowych, które namioty sprawdzą się na jakim evencie i na jakie pytania od wynajmującego powinniście być przygotowani składając mu wizytę, lub wysyłając zapytanie ofertowe. Co jeszcze w tym numerze? Nasi dziennikarze postanowili odkryć poważniejsze oblicze popularnych dmuchańców. Czy jesteście Państwo pewni, że nigdy, ale to naprawdę nigdy nie zamówiliście przeterminowanej zabawki? Przygotowaliśmy także research popularnych scenariuszy na imprezy plenerowe oraz miejsc wyróżniających się swoją atrakcyjnością, które można zaproponować Klientowi zwracającemu się do nas z zapytaniem o organizację firmowego spotkania w plenerze. Skrupulatnie podeszliśmy też do tematu nieodzownej części każdego eventu - cateringu.

Pamiętajmy - choć pikniki firmowe to nie największe wyzwanie w codziennej pracy eventowca, to ani konkurencja nie śpi, ani Klient już nie taki „nieświadomy". Raz utracony zleceniodawca już do nas nie powróci. Pomyślmy też o sobie i nie dajmy rutynowej sztampie zawładnąć naszą pracą.

Życząc udanych realizacji zapraszam do lektury.

Anna Malinowska

Redaktor Prowadząca

EventMapa.pl