Hotele i Agencje eventowe - blaski i cienie współpracy

Jan Bagiński
Best Western Hotel Żubrówka****
odwiedź blog autora

Data publikacji: 2010-08-31
Wyświetleń: 2560
Z życia firm 1 komentarz

Agencja eventowa to również Klient

Pragnę podkreślić, że Hotel „Żubrówka" nie ma określonych preferencji co do współpracy z Agencjami eventowymi lub Klientem ostatecznym. Nie wyróżniamy żadnej z tych dwóch grup klientów. W moim odczuciu Agencje eventowe są to również Klienci, których należy obsłużyć, i to obsłużyć jak najlepiej. Podstawowa różnica jest w sposobie obsługi - z Agencją pracuje się przede wszystkim przed spotkaniem, w trakcie spotkania przedstawiciel Agencji jest zaangażowany w realizację życzeń Klienta, ja jako przedstawiciel hotelu - jeżeli można użyć określenia, stoję z boku i ewentualnie z „ukrycia" pomagam w rozwiązywaniu problemów. W przypadku Klienta bezpośredniego - przedstawiciel hotelu od początku do końca stoi na straży należytego przebiegu pobytu.
Zawsze staramy się realizować życzenia, niezależnie od tego kim jest Klient - oczywiście są granice rozsądku i przy pewnych pomysłach wręcz należy je odradzić - jednak nigdy na zasadzie, że „się nie da" - taki zwrot w naszej branży nie istnieje. Lepiej zawsze powiedzieć, że owszem da się - ale lepszym rozwiązaniem będzie zrobienie tego w taki, a nie inny sposób (najlepiej rozwiązaniami - żeby klient mógł wybrać).
Podstawowe informacje, na temat możliwości zorganizowania eventu, konferencji czy szkolenia w Hotelu znajduje się na naszej witrynie internetowej oraz w ofercie, którą otrzymuje Klient, gdzie - staramy się przekazać ogólny zarys programu wraz z dodatkowymi sugestiami. Ponadto każdy z pracowników działu marketingu naszego hotelu jest w stanie udzielić szczegółowych informacji, a jeżeli czegoś nie wie (prąd itp.) - ustali i przekaże to po konsultacji z Kierownikiem technicznym hotelu.

Kryteria wyboru oferty nie zawsze są „czyste"

Zdarzają się również zapytania od Agencji, które można zdefiniować jako jedynie „wyciągnięciem oferty" na tzw. podkładkę. Jest to średnio ok. 5 - 10 zapytań w skali miesiąca. Muszę tu jednak zaznaczyć, że Klient bezpośredni również realizuje tego typu działania - kryteria wyboru oferty niestety nie zawsze są „czyste" i decyduje tu nie tylko jakość, cena, ale również kwestia, kto decyduje i niestety, co z tego ma.
Oczywiście, zdarza się nam również wspierać Agencję w jej staraniach widząc że Agencja jest w stanie sprowadzić do hotelu „ciekawego" Klienta. Wówczas staramy się pomóc - odpowiednio ukierunkowując w przygotowaniu oferty, podpowiadając, jakie rozwiązania są lepsze itp. Zlecenie zaowocuje nie tylko agencji, ale również hotelowi. Niejednokrotnie zdarzały się sytuacje, że po świetnej realizacji pobytu Agencja wracała do nas z kolejnym działem tej samej firmy, aby zrealizować ten sam program - wówczas praca jest o wiele prostsza - mamy przetarty szlak, obie strony wiedzą, czego się po sobie spodziewać.
  Zdarzają się również zabawne sytuacje, kiedy otrzymujemy kilka zapytań od Agencji na ten sam termin, tą samą liczbę osób świadczących o udziale wszystkich Agencji w tym samym przetargu. Wynika to z tego, że Klient bezpośredni prosi kilka Agencji o przygotowanie programu pobytu w czterogwiazdkowym hotelu w Białowieży. A taki hotel jest tylko jeden. No i się zaczyna - wpływają dwa, trzy, cztery, a nawet więcej zapytań, z identyczną ilością uczestników, dób pobytu, założeniami. Przygotowanie oferty odbywa się na zasadzie: kopiuj - wklej. Istotna jest wówczas rozmowa telefoniczna z poszczególnymi Agencjami - jako hotel nie ukrywamy przed wszystkimi składającymi zapytanie, że jest ono powielone. Często też jest tak, że Klient bezpośredni składa zapytanie do Agencji oraz do hotelu - sprawdzając ceny. W moim odczuciu jest to działanie przysparzające pracy i Agencji i Hotelowi - a wnioski przecież można wyciągnąć bez tego typu „podchodów" - Agencja nie prowadzi swojej działalności dla przyjemności, ale jest firmą, która ma przynosić zyski - więc cena, którą zaoferuje będzie wyższa, niż ta oferowana przez hotel, chyba, że ma z hotelem taki układ. 

Nie twórzmy zasad „na siłę"

Szczerze mówiąc, nie widzę też potrzeby dodatkowego unormowania zasad współpracy na linii: Hotel - Agencja. Zasady współpracy ustalane są przy realizacji każdego projektu, a jako doświadczony hotelarz, wiem czego mogę się po Agencji spodziewać - oczywiście działa to w obie strony. Nie jestem zwolennikiem tworzenia na siłę zasad, które z kolej będą ujmowane w dokumentach itd. itp. Każda Agencja jest niepowtarzalna, podobnie każdy hotel - a z czym możemy się spotkać w trakcie współpracy - jestem przekonany, każdy ma świadomość i tego się trzymajmy. Powtarzam największym minusem współpracy z Agencją eventową jest to, że jej przedstawiciele wiedzą wszystko lepiej i mimo sugestii realizuje założenia pobytu po swojemu. Oczywiście w przypadku niepowodzenia (na szczęście zdarza się to bardzo rzadko, bo w trakcie realizacji zawsze krok po kroku można wiele spraw „wyprostować") winny jest przedstawiciel hotelu. Z kolei największym plusem, tak jak wcześniej wspomniałem, jest to, że wiedzą o co pytać.

Jan Bagiński

Kierownik ds. Marketingu i Sprzedaży
Best Western Hotel Żubrówka ****

Zobacz mój Profil na EventMapa.pl 

 Pobierz e-Przewodnik: "Białowieża oraz inne destynacje Podlasia"