Organizatorzy i Podwykonawcy eventów - relacja ze spotkania …przy kawie

Monika Tymińska
Marketing & Advertising House
odwiedź blog autora

Data publikacji: 2010-09-07
Wyświetleń: 16201
O eventach 2 komentarze

Tuż przed wakacjami na zaproszenie Portalu EventMapa.pl kilkadziesiąt osób z branży spotkało się w restauracji KOM aby przy kawie porozmawiać o relacjach łączących Organizatorów eventów z Podwykonawcami dostarczającymi atrakcje i usługi eventowe. Rozmawialiśmy wspólnie o naszych doświadczeniach, i tych dobrych, i tych złych. Wraz z Magdą Jabłońską, miałam przyjemność moderować dyskusję.

Poszukiwany, poszukiwana…

Co świadczy o profesjonalizmie Podwykonawcy a co o profesjonalizmie agencji? Jakie mamy sposoby weryfikacji kooperanta przed pierwszą wspólną realizacją? Jak szukamy Podwykonawców? Jak docieramy do Organizatorów?

Podobno wartość Agencji Eventowej można ocenić po tym jakie ma pomysły i jakich Podwykonawców. Nic w tym dziwnego, bo przecież nie ma ludzi od wszystkiego i co za tym idzie, bez grona sprawdzonych partnerów nie ma co liczyć na udany, a już na pewno bezstresowy event. Jednak zawsze jest ten pierwszy raz.

Zdaniem Seweryna Jakubca (Agencja Entourage) można wyodrębnić dwa podejścia do typowania przyszłych Podwykonawców. Po pierwsze w przypadku mniejszych realizacji podstawowych narzędziem jest obecnie Internet a zwłaszcza wyszukiwarka google gdzie szybko można zweryfikować, co dana firma oferuje, czy potrafi się sprzedać i co się o niej pisze? Przy prostych usługach czy niedrogich atrakcjach to na pewno szybki i wystarczający sposób. ale co kiedy mamy do czynienia z dużymi realizacjami? Tu również nie odkryję Ameryki jeżeli powiem, że w takiej sytuacji najlepiej sprawdza się „telefon do przyjaciela”. Ewentualnie poszukiwania na serwisach społecznościowych czy portalach branżowych. Nic jednak nie zastąpi polecenia od zaprzyjaźnionej osoby czy firmy o podobnym profilu. Wniosek z tego taki, że dobrej opinii i grona stałych odbiorców (rzeczników marki) nic nie przebije. Analogicznie przedstawia się sytuacja z weryfikacją Agencji Eventowej - najczęściej sięgamy po informacje z sieci, a jeszcze chętniej od znajomych. Należy przy tym pamiętać, że współpraca przy produkcji eventu to złożony proces, obarczony pewną dozą ryzyka i nieprzewidywalności, gdzie nie tylko warto wcześniej zweryfikować swoich partnerów prosząc np. o portfolio, ale przede wszystkim należy bezwzględnie podpisać umowę. 


Podwykonawca to nie Organizator, warto o tym pamiętać

W dalszej części spotkania poruszono kwestie podbierania klientów Agencjom eventowym przez Podwykonawców. Omijania Agencji przez Zleceniodawcę i angażowania bezpośrednio dostawców usług czy atrakcji eventowych. Zdarza się, że Zleceniodawca otrzymuje gotową ofertę od Agencji, a następnie przekazuje ją bezpośrednio do realizacji wybranym przez siebie Podwykonawcom. Tu problem jest szerszy. Przemysław Kaczmarski (Leisure Industry Services) zwraca uwagę, że Agencje same sobie na takie traktowanie zasłużyły, ponieważ klient w wielu wypadkach nie bardzo wie na czym ma polegać jego korzyść w angażowaniu profesjonalnego Organizatora wydarzeń. Wiele firm eventowych nie działa w sposób transparentny, ukrywając przed Zleceniodawcą ewentualne rabaty jakie uzyska w trakcie organizacji eventu. Powoduje to brak zaufania oraz przeświadczenie o tym, iż angażując Agencję wydaje się więcej za tą samą usługę. Często lepiej samodzielnie podjąć się realizacji niż zaufać profesjonalistom. Warto więc za przykładem naszych zachodnich kolegów pomyśleć nad zmianą systemu rozliczeń. Agencja negocjując przed podjęciem współpracy swoją stałą prowizję (np. na poziomie 10-20%) może później całkowicie oddać się pracy na rzecz klienta, przekazując mu wszystkie rabaty czy bonusy, jakie zdoła uzyskać w trakcie realizacji. Dodatkowo, jeżeli dodamy rzeczywistą wiedzę z zakresu organizacji, okaże się jasne czym różni się praca z Podwykonawcą od pracy z Agencją Eventowową. Nie oznacza to oczywiście, że w każdej sytuacji należy angażować Agencję zamiast bezpośredniego wykonawcy - zwłaszcza przy mniejszych eventach może okazać się to całkowicie nieuzasadnione. Jeżeli potrzebny jest DJ, czy po prostu zespół muzyczny bez specjalnej oprawy, można rozważyć bezpośredni kontakt z Podwykonawcą.


Zaufanie i lojalność

W trakcie spotkania przewijał się również wątek wzajemnego zaufania i lojalności. Zwrócono uwagę na nieetyczne zachowania obu stron. Agencje potrafią narzucić 100% marży na usługi Podwykonawcy, co jest nieuczciwe nie tylko wobec dostawcy, ale przede wszystkim wobec klienta ostatecznego, przyczyniając się do psucia wizerunku Organizatorów eventów. Bywa, że Agencja dokonuje „dzikiej” weryfikacji firm dostarczających określone usługi, czy atrakcje na event, urządza konkurs ofert mimo, iż nie planuje żadnej realizacji oczywiście nie informując o tym. Dodatkowo wyznacza bardzo krótki czas na przesłanie autorskiej i nieszablonowej oferty. Podwykonawcy z kolei, czy to z chęci zysku za wszelką cenę, czy też z powodu kryzysu coraz częściej próbują docierać do Zleceniodawcy już w trakcie realizacji obsługiwanej przez Agencję eventową, która ich zatrudniła. Upierają się przy zachowaniu swojego brandingu na evencie, przekazują własną ofertę Zleceniodawcy za plecami Organizatora z informacją, że tą samą usługę mogą zrobić jeszcze taniej… Brak etyki na pewno nie służy dobrej współpracy w ramach branży, ale i nie tworzy korzystnego wizerunku na zewnątrz.

Zatem... Czy Agencje eventowe, działy eventowe korporacji, Agencji PR lub Marketingu i Podwykonawcy będą konkurować ze sobą? Czy jest możliwa solidarność i współpraca oparta na jasno określonych zasadach? Czy Klienci uznają w końcu, że pracą Agencji jest twórcze działanie i profesjonalna organizacja, a Podwykonawcy to wysokiej klasy specjaliści w swoich dziedzinach (choć raczej bez wiedzy, kontaktów i doświadczenia w organizacji)? Nasze spotkanie oczywiście nie dało odpowiedzi na te pytania ale na pewno pozwoliło wymieć poglądy i rozpocząć dyskusję. Jak zaznaczył na początku spotkania Andrzej Bagniuk (Dyrektor Zarządzający EventMapa.pl), kolejny etap wymiany poglądów powinien mieć miejsce już na gruncie Stowarzyszenia Branży Eventowej, którego efektem może być wypracowanie Zasad Dobrych Praktyk. Tymczasem zaś zapraszam wszystkich zainteresowanych tematem do dalszej, konstruktywnej dyskusji.

Monika Tymińska

MARKETING & ADVERTISING HOUSE  

Zobacz mój Profil na EventMapa.pl