Negocjacje po wygranym przetargu

Ostatnio wygrałem przetarg na obsługę niedużej imprezy firmowej. Budżet był podany, udało nam się w nim zmieścić uwzględniając wszystkie postawione cele. Ba, nawet cena ostateczna była ciut niższa od zakładanej przez Klienta (a w dzisiejszych czasach miewa to decydujące znaczenie). Otrzymaliśmy informację o wygranej i zaproszenie na spotkanie. Radość? W tym samym mailu była informacja, że skontaktuje się z nami dział zakupów firmy celem przedyskutowania kilku pozycji kosztowych. Niedługo potem przyszedł mail z purchasingu kwestionujący niektóre pozycje w budżecie (bo „za wysokie”) w tym... wynagrodzenie agencji.

Nie chcę tu dyskutować nad sensem istnienia takich działów. Firmy szukają przede wszystkim oszczędności. Tylko wielokrotnie już spotkałem się z pomieszaniem kolejności procesu handlowego: zapytanie - oferta - negocjacje - kontrakt. Wiele firm, zwłaszcza tych dużych, wykorzystuje swoją pozycję i "dusi" agencję jak cytrynę. Wynika to pewnie z założenia, że firma stojąca przedperspektywą 100%-ego już kontraktu, pójdzie na wiele ustępstw (a zdobyć kontrakt w eventach - trudna rzecz). Wcześniej opisywałem kwestię braku budżetów podawanych w przetargach.   Tu okazuje się, że kwota ta nie zawsze musi być ostateczna. Fajnie, gdy rośnie wraz z oczekiwaniami Klienta. Problem, gdy oczekiwania wobec projektu są większe a kwota „absolutnie nie do ruszenia”. Bardzo często też działy zakupów mierzą wszystkich tą samą miarą zakładając, że takie same ceny są przy zleceniach hurtowych (np. noclegów na cykliczne konferencje sprzedaży) jak i na 20-to osobowe wyjazdy integracyjne jednego działu.

Co w takim wypadku robić? Oto kilka porad, które myślę, że warto uwzględnić w budowaniu relacji Klient - Agencja:

- warto pamiętać, że dbając o budżet Klienta stawiamy się także w pozycji negocjatora w jego imieniu. Za to agencja otrzymuje wynagrodzenie. Jest to też okazja do sprawdzenia innych podwykonawców.

- już na etapie przetargu warto wykazywać rabaty, które mamy specjalnie wynegocjowane na potrzeby eventu. Najgorsza sytuacja jest wtedy, gdy Klient wchodząc z ulicy dostanie takie same albo i niższe ceny.

- przede wszystkim zapytać się: co jest powodem negocjacji (czyt. zbijania cen) na tym etapie projektu? Skoro budżet był podany, to teraz jest mniejszy? Zmieniły się założenia imprezy? Odgórne wytyczne?

- schodząc już z cen informować, że nie zawsze da się utrzymać jakość/zakres proponowanych usług. Możemy też poszukać tańszych podwykonawców, ale nie zawsze będziemy pewni co do jakości ich oferty. W ten sposób zabezpieczamy się przed niezadowoleniem Klienta ze spadku jakości usługi.

- skoro Klient twierdzi, że „gdzieś widział taniej” to warto podpytać gdzie. To pokazuje, że jesteśmy elastyczni, a nie uparci przy swoich warunkach. Sprawia to też, że zamawiający staje się jeszcze bardziej częścią projektu - proponuje przecież swoje rozwiązania.

- re-alokować kwoty rezygnując z jakiś elementów na rzecz nowych. Skoro Klient oczekuje utrzymania budżetu na niezmienionym poziomie, to warto wykazać, że robimy co w naszej mocy, by zrealizować wszystkie oczekiwania (ale też, że budżet ma swoje ograniczenia).

- podkreślić, że przy przystąpieniu do przetargu agencja zakładała określoną rentowność projektu uwzględniającą koszty biura, logistyki, pracowników etc. Zmniejszając pozycje kosztów a co za tym idzie wartość prowizji może się okazać, że projekt przestaje być dla agencji po prostu opłacalny. To pokazuje, że dbamy nie tylko o biznes klienta, ale też własny. Pomaga to w ustawieni relacji między stronami.

Zupełnie inną rzeczą jest kwestionowanie wysokości wynagrodzenia agencji. O wiele łatwiej wybronić jest je przy dużych budżetach - wtedy taka pozycja tak w oczy nie kole. Przy kilkunastotysięcznych kwotach, mimo że ilość pracy może być porównywalna - bardzo często pojawia się pytanie: a dlaczego agencja zarabia tak dużo? Zwłaszcza małe eventy dla niewielkiej liczby osób bywają czasochłonne, bo więcej uwagi przywiązuje się do drobiazgów. Dlatego tym bardziej trzeba uświadomić drugiej stronie, że płaci za konkretne, zajmujące czas i środki działania. Tym bardziej, że agencja poświęca je nie tylko na potrzeby realizacji projektu, ale też na przetarg. A o tym ostatnim to właściwie zapominamy, ciesząc się z wygranego przetargu.

 

Seweryn Jakubiec
Entourage

Zobacz mój Profil na EventMapa.pl
 

• Powiązane wpisy
• Linki przychodzące

Aby dodać komenatarz należy się zalogować.