Kategorie
Case study (1)
Catering (1)
Event Marketing (7)
Festiwale (2)
Green events (1)
Konferencje i Kongresy (4)
Meetings (2)
Miejsca eventowe (3)
Motywacja (2)
O eventach (14)
Organizacje oraz wydarzenia branżowe (4)
Pokazy (4)
PR (1)
Sporty ekstremalne (1)
Technika sceniczna (1)
Z życia firm (10)
Ze świata (1)
Od zera do event managera – cz. 4 "Fuck up" - czyli ulubione słowo event managerów; jak unikać błędów?
Kim jest i jakie cechy powinien posiadać idealny event manager? Na czym dokładnie polega jego praca? Jak zostać event managerem? W niniejszym cyku artykułów, skierowanym głównie do młodych osób, pragnących zostać w przyszłości managerami branży eventowej, postaramy się przedstawić specyfikę pracy agencji i osób w niej pracujących.
Nie jestem wielkim fanem zapożyczeń z języka angielskiego, ale trzeba jednak przyznać, że „fuck up” przyjął się dość dobrze w świecie eventów. Dlaczego? Czy dlatego, że fuck up'y są częste i powtarzalne?
Zacznijmy może od początku. Fuck up'em nazywamy coś, co nie wyszło, problem, który w danej chwili wydaje nam się nie do rozwiązania, czasem wielką tragedię, prawie katastrofę, czasem... nic wielkiego. Według słownika „Urban dictionary” słowo to oznacza jeszcze politykę George'a W. Bush'a, ale o tym może w kolejnym z artykułów. Wielu event managerów nadużywa tego słowa w stosunku do błahych „problemów” czy błędów. Generalnie uznaje się, że fuck up to coś naprawdę FUCK up, czyli coś, co przy następnym evencie nie powinno się powtórzyć i wydarzyć (czytaj: wyciąganie wniosków). Dla mnie fuck up, to powtarzalny błąd, coś zapomnianego, niedopilnowanego po raz kolejny, przy kolejnym projekcie.
Jedynym sposobem na unikanie ich jest odpowiednie planowanie pracy i jej organizacja, podział obowiązków pomiędzy poszczególnymi pracownikami, dokładne zaplanowanie czasu i wyeliminowanie jakichkolwiek możliwych błędów. Tak jak wspomniałam wcześniej, może będę monotonna, ale to właśnie planowanie jest kluczem do sukcesu. Planowanie i logiczne myślenie – co po czym, przed czym i po co. Fuck up to po prostu niedopilnowanie czegoś, zapomnienie, zlekceważenie sprawy. Tylko i wyłącznie kontrola nad pełnym planowaniem eventu jest w stanie wyeliminować błędy i uniknąć nieprzyjemności w pracy z klientem.
Fuck up'y możliwe są na każdym z etapów realizacji imprezy – od pierwszego spotkania z klientem, przez planowanie, budżetowanie, po samą realizację. Można na przykład wysłać do klienta kosztorys wraz z kosztami agencji (tak, to się zdarza!), można coś obiecać, czego w finale się nie zrobi (zapomniałam!), można w końcu nie dopilnować czegoś podczas realizacji (czyli catering też miał być? Nie wiedziałam!). Upewnianie się (czasem nawet do znudzenia, po kilka razy, żeby mieć pewność na 100%), potwierdzenia od klienta, że faktycznie zrozumieliśmy go tak, jak sobie tego życzył.
Jeśli mówimy o samej realizacji imprezy nie wystarczy moim zdaniem prześledzić scenariusza impreza minuta po minucie, ale należy zagłębiać się w jak największą ilość detali, aby samemu doszukiwać się „kwiatków”, które mogą nas zaskoczyć. Im więcej czasu na to poświęcimy, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że klient zauważy coś przed nami lub zwróci nam na coś uwagę.
Fuck upy można również stopniować. Mały fuck up to ten, którego klient nie zauważył, a my mamy świadomość, że nim był. Duży to taki, gdy klient nam coś wytknął, zwrócił nam na coś uwagę i był pierwszy, który to dostrzegł. To źle, bo po pierwsze my nie powinniśmy do tego dopuścić, a jeśli już, to powinniśmy tak załatwić całą sprawę za „plecami” klienta, żeby tego nie zauważył.
Dodatkowo po każdym evencie należałoby jak najszybciej się spotkać (może następnego dnia? Im szybciej, tym lepiej – pamiętamy więcej szczegółów) i przegadać całość imprezy: co poszło w porządku, nad czym następnym razem należałoby bardziej popracować. Po co? Wzajemne dawanie sobie feedbacku sprawi, że przy każdej kolejnej imprezie będziemy jeszcze lepsi. Fajnie jest podsumować miniony event nie tylko punktując siebie nawzajem, ale pamiętajmy o pozytywach, rzeczach, które poszły świetnie, nad którymi udało się zapanować. „Klepanie się po plecach” za dobrze wykonaną pracę jest najlepszym motywatorem, lepszym niż premia. To właśnie tak działa, uwierzcie. :)
Nie uważam jednak, aby fuck up pochodził zawsze od event managera czy też agencji. Zdarza się czasem, że pracujemy z klientem, dla którego wiedza o planowaniu jest odległa, wtedy też klient swoje fuck up'y stara się przełożyć na agencję, bo ktoś winien być musi. W następnym artykule między innymi o tym, jak wyjść z dyskusji z klientem z twarzą i czy w ogóle warto takową rozpoczynać.
Komentarze użytkowników
-
Marcin Gęsicki 2011-01-19 15:33:57
Bardzo ciekawy wpis. Fakt, fuck up'y lecą nieraz bardzo często, aż za często w stosunku do zaistniałej sytuacji, z której po wzięciu głębszego oddechu można bez problemu wyjść.
Dużo rzeczy obserwuje jako podwykonawca firm eventowych i nieraz muszę sam podejmować decyzję bo jest fuck up spowodowany tym, że agencja, która podjęła się organizacji eventu tak naprawdę nie wie co ma robić i jak reagować. Nie wie dlatego, że trafił jej się "strzał" na zrobienie czegoś a ona nie ma doświadczenia i być może była to tylko jednorazowa przygoda.
Faktem jest też, że klient ostateczny potrafi napsuć krwi na "5 minut przed". Musimy być na to przygotowani bo taka jest specyfika tej branży.
Zgadzam się w całej rozciągłości:), że każdy event należy na bieżąco podsumowywać i wymieniać się informacjami zarówno między pracownikami jak i klientem.
Pick and Taste
-
-
Aby dodać komenatarz należy się zalogować.
Najchętniej czytane
Zapowiedzi
powrót do góry ↑
