Potop i inne nieszczęścia

Na nic zdać się wówczas może sprecyzowany brief, dobra komunikacja z klientem, skrupulatne planowanie czy sprawna realizacja. Czy można przygotować się na sytuacje kryzysową niezależną od organizatora?

 

Event to narzędzie komunikacji marketingowej, dlatego cel jego organizacji  powinien być sprecyzowany.  To podstawa, by spełnić oczekiwania klienta, uniknąć niedomówień i wpadek. Klient poprzez brief powinien w sposób dokładny, czytelny i zrozumiały przekazać agencji założenia, wartości marki i powód organizacji eventu. Po stronie agencji leży z kolei umiejętne nadanie formy stawianym celom z wykorzystaniem know how. Organizator, by wcielić w życie założenia briefu i spełnić oczekiwania klienta, powinien wykazać się kreatywnością oraz elastycznością. Kluczem do sukcesu wydaje się być interakcja na polu klient-agencja.

- Brief pełni rolę najważniejszą. Warto podkreślić, że w procesie pracy nad eventem powstają briefy na różnym etapie prac i egzekucji. Ten od klienta jest przetwarzany na briefy wewnętrzne w agencji. Z tego powodu jest on tak niezwykle ważny, gdyż ma bezpośredni wpływ na pracę wszystkich działów agencji - podkreśla Paweł Lewicki, New Business & Strategic Director El Padre.

Każdy rodzaj eventu, bez względu na jego charakter i rolę jaką pełni w rękach marketerów, ma swoją specyfikę i trudność. Kluczem do sukcesu realizowanego wydarzenia jest zaangażowanie i kompetencje agencji realizującej. Najważniejszym elementem każdego eventu jest zrozumienie potrzeb klienta oraz grupy docelowej, dla której organizowane jest dane wydarzenie.

Każdy event, bez względu na to, czy jest to kameralna konferencja, integracja czy impreza masowa może znaleźć się w kryzysie. By jednak uniknąć wspomnianej sytuacji, warto korzystać z zaufanych i sprawdzonych podwykonawców. Należy przy tym pamiętać, że nie zawsze oferta najtańsza jest najlepsza.

- Bardzo często twarde negocjacje ze strony klienta skłaniają się w kierunku poszukiwania najtańszych rozwiązań. Nie pozwala to tym samym na skorzystanie z oferty podwykonawców, którzy dają bezpieczeństwo podczas eventu, poprzez oferowanie najwyższej jakości usług. Odpowiednie zorganizowanie zaplanowanego wydarzenia i jego dokładna egzekucja zmniejszają ryzyko powstania sytuacji kryzysowej. Z drugiej strony wszelakie backupowanie sprzętu, organizowanie wielu prób przed eventem czy też podpisywanie umów z podwykonawcami, nie zawsze dają pewność uniknięcia sytuacji kryzysowej, jaką są wypadki losowe. Wówczas kluczowe jest odpowiednie zarządzanie kryzysem, często polegające na sprawnej komunikacji. – tłumaczy Paweł Lewicki.

Poza dobrą komunikacją, sprawą niezwykle ważną jest dobra znajomość scenariusza i swojej roli w organizowanym evencie. Wcześniejsze omówienie szczegółów, wizja lokalna, a także wystarczająco dużo czasu na próby – pozwalają na wyłapanie wszystkich niedociągnięć i uniknięcie klapy.

- Bardzo ważna jest również doskonała komunikacja między członkami zespołu realizującymi projekt – tłumaczy Jakub Zdrzalik, Dyrektor ds. relacji zewnętrznych, Agencja Perfectto. - Organizacja eventu przypomina często operację na otwartym sercu – sztab ludzi dba o dobro pacjenta, a tu nagle pstryk i coś wyskakuje... to czy pacjent przeżyje zależy od kompetencji ludzi zaangażowanych w operację, szybkości reakcji, przygotowania etc. – dodaje.

 

Wypadki losowe

Niestety nie wszystkie sytuacje organizatorzy są w stanie przewidzieć. Sytuacja kryzysowa może mieć charakter techniczny (np. zawodzi sprzęt), logistyczne (np. wstrzymany transport, nie dotarła potrzebna rzecz), ludzki (uczestnicy, podwykonawcy, abstrakcyjne życzenia klienta), losowe (odwołanie imprezy, pogoda, awaria, żałoba narodowa). W tych ostatnich, pomocne mogą okazać się rozwiązania, które mogą ubezpieczyć event od nieoczekiwanych zdarzeń.

- Podczas organizowanego kongresu 10 kwietnia 2010... o 10:00 miał zakończyć się checkin uczestników, a przed 9 dotarła informacja o katastrofie pod Smoleńskiem... Wydarzenie odbyło się jednak, tylko w dużo bardziej okrojonej wersji. Ciekawostka: przyszedł jeden dziennikarz (biuro prasowe było przygotowane na 80 osób – w tym 5 ekip telewizyjnych), dopiero na miejscu dowiedział się o katastrofie i od razu wybiegł do redakcji - wspomina Jakub Zdrzalik.

Ubezpieczenie od większości wypadków losowych gwarantuje m.in. firma Mentor SA. Ubezpieczenie Odwołania Imprezy (Event Cancellation), jakie oferuje firma jest ubezpieczeniem chroniącym od nieprzewidywalnych ryzyk pozostających poza kontrolą ubezpieczającego takich jak np.: nagła choroba/wypadek/ śmierć kluczowej osoby (jest to rozszerzenie ubezpieczenia Odwołania Imprezy o opcję Niepojawienia się Osoby Kluczowej), niekorzystne warunki pogodowe, działanie sił wyższych i innych zdarzeń niezależnych od organizatora, w konsekwencji skutkujących odwołaniem, opóźnieniem, przerwaniem lub relokacją imprezy. Nie zabezpiecza jednak przed przed złym planowaniem, niską frekwencją, niedostatecznym zainteresowaniem sponsorów, skutkami związanymi z brakiem uzyskania odpowiednich zgód, zezwoleń i licencji koniecznych w celu przeprowadzenia imprezy.

- Przykładowe sytuacje wpływające na odwołanie imprezy, jakie mogą się zdarzyć to zawalenie się sceny, cofnięcie zgody na przeprowadzenie imprezy ze względu na bezpieczeństwo uczestników i stan zagrożenia, niepojawienie się gwiazdy/osoby kluczowej z powodu śmierci, wypadku,  choroby,  strajki powszechne (pod warunkiem, że nie zostały ogłoszone przed zawarciem ubezpieczenia) opóźnienia w podróży osoby kluczowej lub dostarczenia sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia imprezy pod warunkiem, że z odpowiednim wyprzedzeniem zostały podjęte działania zmierzające do przybycia ww. na 24 godziny przed wydarzeniem – wymienia Iwona Wołyńska-Kujawiak, Koordynator ds. Nowych Projektów / New Business Project Co-ordinator, Mentor SA.

Spotkać się można również z sytuacjami takimi jak odwołanie eventu żużlowego z powodu gradobicia,  imprezy narciarskiej z powodu intensywnej mgły, zniszczenie lokalizacji planowanej imprezy,  awaria sieci energetycznej, zaatakowanie kluczowej osoby przez kogoś z publiczności, wypadek samolotowy powodujący śmierć wykonawcy lub grupy wykonawców czy  żałoba narodowa. Organizator może ubezpieczyć swoje przedsięwzięcie również od ryzyka niepojawienia się osoby kluczowej.

- Może to być jakakolwiek osoba, bez której dane przedsięwzięcie się nie odbędzie, bo jest po prostu nie do zastąpienia przez nikogo innego. Zakres ubezpieczenia obejmuje pokrycie strat wynikających z nie pojawienia się  wykonawców z przyczyn takich jak: śmierć, wypadek, choroba, przypadkowe zranienie, uwięzienie przez osobę trzecią – dodaje Iwona Wołyńska-Kujawiak.

Na wycenę kosztów ubezpieczenia wpływa solidność, stan zdrowia, wiek osoby kluczowej, jak również czy jej udział ogranicza się do jednostkowego przedsięwzięcia czy do kilkumiesięcznego touru.

- Istotne jest czy jest to rockman, czy wirtuoz muzyki klasycznej, czy stateczny wykładowca – mówi Wołyńska-Kujawiak.

Organizator nie jest w stanie stuprocentowo wyeliminować zaistnienia sytuacji kryzysowej przy przygotowaniu eventu, zwłaszcza wypadków losowych. Może jednak zminimalizować konsekwencje, poprzez ubezpieczenie realizowanych kontraktów od przypadków losowych czy też utrzymanie odpowiedniej komunikacji z klientem i uczestnikami wydarzenia. Kluczem do sukcesu jest szybkość reagowania oraz partnerska relacja z kilentem.

KONCERT MADONNY we FRANCJI, 19 lipca 2009

zawalił się częściowo dach nad sceną na stadionie Velodrome.

Władze Marsylii powiadomiły w czwartek o odwołaniu koncertu amerykańskiej piosenkarki Madonny 19 lipca, po tym gdy w trakcie przygotowań sceny, na której miała ona wystąpić, doszło do wypadku, w którym zginęła jedna osoba, a sześć zostało rannych.

Cofnięcie zgody na przeprowadzenie imprezy:

Odwołane loty Red Bulla
Wysoki stan wody w Odrze uniemożliwił organizatorom III Konkursu Lotów Red Bull przeprowadzenie imprezy. Ogólnopolski konkurs miał być rozegrany w niedzielę przy moście Uniwersyteckim we Wrocławiu. Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej odwołał wszystkie imprezy wodne, jakie miały być urządzane na terenie Wrocławia w najbliższy weekend.

10 mln osób nie mogło polecieć przez kwietniowy wybuch wulkanu na Islandii. Przestrzeń powietrzna nad całą Polską i częścią Europy jest zamknięta. Nie działa ani jedno lotnisko.

Strajki powszechne:

Grecja: Zadymy i strajk powszechny. Kraj stoi. "Udział w strajku jest powszechny, cały kraj stanął" - oświadczył rzecznik Powszechnej Konfederacji Pracujących Grecji (JSEE, 600 tys. członków) Statis Anestis. Strajk prawdopodobnie zakłóci nie tylko transport lotniczy, ale także naziemny i morski. Biorą w nim także udział pracownicy administracji oraz wielkich firm sektora publicznego, np. dostawca energii elektrycznej.

Niepojawienie się gwiazdy:

Koncert Depeche Mode ODWOŁANY

Zespół Depeche Mode NIE wystąpi w sobotę na Stadionie Gwardii w Warszawie. Powodem odwołania imprezy jest zły stan zdrowia wokalisty, Dave’a Gahana. "Depeche Mode z przykrością informuje, że odwołuje kolejny koncert na trasie “Tour of the Universe”, który planowany był na 23 maja w Warszawie, na Stadionie Gwardii. Zgodnie z opinią lekarzy potrzeba więcej czasu, aby David Gahan w pełni wyzdrowiał i aby można było wkrótce wznowić trasę koncertową.”

 
Paulina Dmitruk

Zobacz mój Profil na EventMapa.pl

• Powiązane wpisy
• Linki przychodzące

Aby dodać komenatarz należy się zalogować.