Kategorie
Case study (1)
Catering (1)
Event Marketing (7)
Festiwale (2)
Green events (1)
Konferencje i Kongresy (4)
Meetings (2)
Miejsca eventowe (3)
Motywacja (2)
O eventach (14)
Organizacje oraz wydarzenia branżowe (4)
Pokazy (4)
PR (1)
Sporty ekstremalne (1)
Technika sceniczna (1)
Z życia firm (10)
Ze świata (1)
Event kupię, event...
Dział zakupów zabiera się za event. Każdy, kto miał okazję uczestniczyć takim procesie wie, jak trudne to wyzwanie. Sam nie wiem, dla której ze stron bardziej: agencji czy działu. Dziś kolejna historia z tej serii: Bardzo Duża Firma (BDF) briefuje na organizacje eventu dla pracowników, kluczowych klientów i mediów.
Budżet i liczba agencji startujących w przetargu nieznana. Z drugiej strony całkiem precyzyjne i rzeczowe zapytanie daje nadzieje na merytoryczną współpracę. Przygotowanie oferty poprzedza spotkanie i wizja lokalna - oczywiście nie uzyskujemy odpowiedzi na wszystkie pytania („taka polityka firmy”). Dodatkowo nieoficjalnie wiemy, że w przetargu startuje dotychczas obsługująca BDF agencja. Mamy początek kwietnia 2011.
Ruszamy do pracy: my i agencja PR, która też ma obsługiwać wydarzenie. Przygotowujemy: prezentację, wyceny, wizualizacje plus kilka alternatywnych rozwiązań - by pokazać naszą kreatywność. Oferta wychodzi mailem, gdyż na tym etapie nie ma spotkań. Żadna agencja tego nie lubi, bo to i więcej pracy (wszystko trzeba dokładnie opisać by nie było nieporozumień) a brak możliwości sprzedania swoich pomysłów osobiście mocno osłabia pozycje agencji (co czasami decyduje o sukcesie).
Przez prawie 2 kolejne miesiące po wysłaniu oferty - cisza. Od czasu do czasu staramy się delikatnie przypominać z tematem, ale bez skutku. To potwierdza pierwszą prawidłowość: dział zakupów jest w większości przypadków „przekaźnikiem”. Otrzymane oferty musi zebrać, przeanalizować, dopytać i wysłać (w jakiej formie?) dalej do decydentów/osób zainteresowanych. A nie, nie będąc bezpośrednio zaangażowani w projekt – często nie mają go w priorytetach. Plus urlopy i inne ważniejsze tematy. Wszystko to wydłuża mocno cały proces – a czas w przypadku oferty eventowej miewa kolosalne znaczenie: rezerwacje, zaliczki, wielu podwykonawców, etc.
Zaraz na początku czerwca dostajemy długo wyczekiwanego maila: zaproszenie do kolejnego etapu. Nie było to jednak spotkanie i możliwość prezentacji przez agencję. Dowiadujemy się, że nasza oferta została przedstawiona na spotkaniu z pracownikami i skonfrontowana z ich oczekiwaniami. Jak łatwo się domyślić były one… mocno odbiegające od oczekiwań przedstawionych w briefie. Otrzymujemy… nowy brief. Bardzo precyzyjny, niemal dokładny scenariusz na cały event. Nasze próby uzyskania komentarza na temat pierwszej oferty/kosztorysu (fajne tam były pomysły) odnoszą niewielki skutek. Dotychczasowa robota poszła do kosza i zaczęliśmy od początku. Na przygotowanie nowej oferty dostaliśmy 3 dni robocze, ale za to mogliśmy ją wysłać do godz. 24:00 (sic!).
Przed nami zarwany weekend – jak wspomniałem oczekiwania są bardzo precyzyjne i tu nie ma już miejsca na improwizację. Ostatniego dnia deadline’u dowiadujemy się po południu (oferta do 24:00 przypominam), że osoba prowadząca projekt będzie nieobecna i by słać ofertę do kogoś innego.
Tydzień później mail: przechodzimy do trzeciego, ostatniego już etapu przetargu (taką nadzieję ma organizator). Oczywiście my też :). Wspomniałem, że poprzedni (de) brief był całkiem precyzyjny. Kolejny jest precyzyjny do bólu – wiele uwag i rekomendacji, co ma być zawarte w ofercie, co wyrzucić, co wycenić, etc. Poziom szczegółowości jak na etapie produkcji. Ale to trzeci etap. Czas na przygotowanie: 8 dni roboczych, znowu do 24:00.
Po raz 3 zasiadamy do tematu, sprawdzamy, potwierdzamy, wyceniamy, wymyślamy. Gotową ofertę wysyłamy zgodnie z deadlinem. W odpowiedzi przychodzi informacja, że spośród nadesłanych ofert zostaną wybrane 2 do zaprezentowania przez agencje osobiście. Od razu rodzi się pytanie: to ile nas tam jeszcze jest? Że nie wspomnę o delikatnym zmęczeniu materiału.
Kilka dni później przygodzi zaproszenie na spotkanie. Mamy uzupełnić ofertę o jeszcze kilka rzeczy. Dzień prezentacja agencji: rzeczowo i sympatycznie. Plus bardzo dużo uwag. Wszystkie zbieramy celem aktualizacji. Kolejne kilkanaście godzin pracy i na koniec powstaje oferta – gotowiec. Tylko wejść i robić imprezę. Wierzymy, że w przypadku wygranej (a do samej imprezy nie tak dużo czasu) wszystko pójdzie jak po maśle. Otrzymujemy informację, że odpowiedź powinna być w przeciągu maksymalnie tygodnia. Mamy początek lipca.
Pod koniec miesiąca nadal nie ma oficjalnej informacji, kto wygrał przetarg. Po kilku monitach wreszcie się dowiadujemy, że (cytuje): „Oficjalne potwierdzenie rozstrzygnięcia przetargu jest proceduralnie wskazane w momencie ostatecznego zakontraktowania usługi”. Wyjaśnię: jeśli BDF np. podpisze umowę na organizację eventu z agencją na tydzień przed produkcją (a jak wiadomo często event to jedno, a umowa to drugie) to dopiero wtedy oficjalnie dowiemy się, że przegraliśmy. Z nieoficjalnych rozmów wiadomo, że przetarg wygrała agencja, która już pracowała z BDF przy poprzedniej, podobnej imprezie. Trudno, nie udało się, gorycz porażki duża, w niewielkim stopniu osłodzona przez pozytywne oceny naszych starań i kreatywności.
Gdyby tu był koniec tej historii pewnie wielu z Was wzruszyło by ramionami przeżywając małe deja vu. To przecież część naszego biznesowego ryzyka.
Na początku sierpnia dostajemy zaproszenie od BDF do nowego przetargu. Mamy przygotować ofertę na obsługę multimedialną i nagłośnieniową (uwaga!) eventu na który oficjalnie trwa jeszcze przetarg. Dostajemy szczegółowe zapytanie: jaki ma być sprzęt, ekrany, głośniki (jakby przekopiowane ze specyfikacji produkcyjnej). Do tego wizualizacje - zapewne konkurencyjnej agencji z jej kreatywnymi pomysłami (hasło imprezy). Odmawiamy udziału, jednocześnie deklarując, że wyrażamy gotowość do obsługi całej imprezy. Przecież nadal nie ma oficjalnych wyników.
Jednak po raz kolejny widać, jak osobliwy jest to proceder. I jak mało ma wspólnego z zasadą biznesową win-win.
Kilka uwag na koniec:
1) Podczas całego przetargu nie dowiedzieliśmy się jaki był budżet przeznaczony na wydarzenie. Nadal nie mogę zrozumieć z czego wynika takie podejście. Pisałem z resztą już o tym: "Przetarg na budżet" . Ale to zawsze świetna furtka dla firm, które chcą mieć argument nie do obalenia: bo byliście za drodzy.
2) Argument decydujący o naszej przegranej, czyli zaufanie do drugiej agencji jest z pewnością frustrujący. I szczerze mówiąc słuszny. Gdybym miał kluczowy projekt do zrealizowania to też powierzyłbym go sprawdzonym i wiarygodnym ludziom. Tylko po co ten przetarg? A no tak, procedury. Z drugiej strony, wielu z nas było w takiej sytuacji, że dzięki ciężkiej pracy (czytaj: poprzedni projekt) było o krok do przodu przed innymi.
3) Zapytanie cząstkowe i zapraszanie do niego agencji już biorących udział w przetargu obala powyższą argumentację. Naciągane to zaufanie. Wnioskuję, że dopiero na etapie podpisywania umowy pojawiły się zgrzyty związane z kosztami i trzeba było przycisnąć agencję (więcej: "Negocjacje po wygranym przetargu" ). Albo znowu procedury nakazały robić oferty częściowe na kluczowe pozycje w budżecie (multimedia czy catering). BDF nie miała więc oporu by wysłać cudze wizualizacji do innych agencji i cytować specyfikacji technicznej z oferty. Zdziwiłbym się, gdyby była na to zgoda agencji. Albo nie mieli wyboru.
4) Pierwszy brief powstał w dużym oderwaniu od rzeczywistych oczekiwań pracowników. Co potwierdza tylko fakt, że działy zakupów nie znają wystarczająco realiów produkcji eventowych i często same tworzą rzeczywistość. Są kolejnym ogniwem w przekazywaniu informacji, na które nakładają sztywne reguły polityki finansowej firmy. A że jak sądzę rotacja w tych działach jest duża, to trudno trafić na osobę, która ma doświadczenie i wyczucie w tej materii.
5) Tak duża szczegółowość zapytania na kolejnych etapach sprawia, że agencja poświeca czas i środki na przygotowanie rzeczy, które powinny dziać się już po wyborze agencji. Gdyby było jasne, że o wyborze decyduje 100% cena (jak np. w przetargach publicznych) to było by to uzasadnione. A tak BDF w ogóle nie dopuszcza pewnego rodzaju umowności, który wszystkim oszczędził by czasu i pracy. Są referencje i casy które udowodniły, że jesteśmy wiarygodnym partnerem.
I na koniec:
BDF ma na swej stronie internetowej całą zakładkę poświęconą wartościom jakie wyznaje i promuje na świecie. W tym wiele pięknych słów poświęconych poszanowaniu partnera biznesowego, współpracy z nim, wspólnym oszczędzaniu czasu i zasobów.
W czasie trwania przetargu osoba go prowadząca awansowała w dziale zakupów ze stanowiska specjalisty na managera.
Do tej pory nie otrzymaliśmy oficjalnej informacji (ustnej czy pisemnej) o wynikach przetargu. Nie wiemy nawet czy event się odbył.
Seweryn Jakubiec
Operations Manager, Incentive Concept Poland
Vice Prezes Stowarzyszenia Branży Eventowej
Komentarze użytkowników
-
Kamil Tomaszek 2012-02-02 14:04:04
Dodałem obszerny komentarz do Pana artykułu i jak próbowałem go dodać to stała się ciemność :/ Czy ktoś wie czy pojawi się czy muszę pisać od początku?
-
Kamil Tomaszek 2012-02-02 14:26:25
Lepiej napiszę jeszcze raz:
Super się stało że ktoś w końcu poruszył temat, o którym już dawno powinniśmy dyskutować.
Zjawisko jakie Pan opisał ma miejsce i na to wygląda że będzie się tak działo przynajmniej jeszcze jakiś czas zanim coś się nie zmieni.
Z doświadczenia muszę przyznać że zgadzam się z opisaną sytuacją w 100%.
Sami kilka razy startując w "przetargu" czy też "konkursie ofert" po otrzymanym zapytaniu od BDF mieliśmy wrażenie że pracujemy nad czymś co z góry i tak nie odniesie rezultatu. Może to dziwne brzmi ale prawie za każdym razem gdy takie przeczucie się pojawiało koniec historii nie był dla nas pozytywny. Odbieraliśmy kontakt z zleceniodawcą jakby ktoś grał z nami i to nie my decydujemy o regułach, tak jakby przetarg być musiał ale wynik to zupełnie już inna kwestia.
Kolejną kwestią jest fakt że wielokrotnie otrzymaliśmy od klienta wytyczne dotyczące danego projektu jakby rodem kopiuj/wklej z konkurencyjnej firmy.Ba, mieliśmy nawet przypadek że jedna firma wysłała do nas szczegółową agendę programową (jako bazę wiedzy o imprezie), którą my wysłaliśmy do nich o wiele wcześniej.WTF?
Ponadto odnoszę wrażenie że na naszym rynku jest grupa BDF, które nie traktują poważnie pracy jaką wykonują min. agencje eventowe.Tak jakby przygotowanie oferty było czymś w rodzaju zrobienia kalkulacji w Excelu bez ponoszenia żadnej odpowiedzialności i czasu. A wszyscy wiemy że jest zupełnie inaczej i żeby przygotować mocną i dobrze dopasowaną ofertę czasami potrzeba sporo pracy i czasu.
Istotną kwestią jest również fakt że to MY czyli organizatorzy odpowiadamy własnymi "zadkami" za powodzenie przedsięwzięcia. Od naszych kompetencji i wkładu w planowanie zależy czy event będzie super czy nie.Dlatego polecałbym każdemu działowi sprzedaży, zlecającemu organizację imprezy czy też szkolenia firmie zewnętrznej, budowanie dobrych relacji i dbanie o dobre i zdrowe stosunki, zgodne z etyką biznesową.
Jest takie powiedzenie: "Czego się nie robi dla klienta" i zgadzam się z nim ale myślę że powinno to także działać w drugą stronę czyli: "Wykonaliście dla nas kawał dobrej pracy i bardzo to cenimy", bez względu na wynik rozmów.
Rynek MICE rośnie w siłę w naszym pięknym kraju ale zanim większość jego uczestników nauczy się podstawowych reguł etyki biznesowej musi minąć troszkę czasu.
W każdym razie pozdrawiam wszystkich organizatorów i życzę jak najwięcej udanych projektów, oczywiście bez udziały BDF, które muszę nauczyć się po prostu szacunku do partnerów biznesowych :)))
Aby dodać komenatarz należy się zalogować.
Najchętniej czytane
Zapowiedzi
powrót do góry ↑
