Strona wykorzystuje pliki cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce. Dowiedz się więcej X
Blogi eksperckie Aktualności Atrakcje Destynacje Wiedza Katalog firm Kontakt Mapa serwisu Rejestracja Logowanie
EventMapa.pl - Twój przewodnik po eventach
Lupa  

szukaj informacji     szukaj firmy
Baner
 

 

Przetarg wysokich lotów



Modlin. Do niedawna miejscowość kojarzona głównie z największą twierdzą militarną w Polsce. Od początku lipca to także najnowszy port lotniczy obsługujący Warszawę, przeznaczony dla linii typu low-cost oraz lotów charterowych. Z pewnością cieszy fakt, że Warszawa zyska dostęp do szerszej oferty tańszych przewoźników.

Z drugiej strony łączny czas podróży i koszty z tym związane często są wyższe od regularnych linii (bo lotnisko dalej, bo mniej dogodne godziny, bo za wszystko trzeba dopłacać, etc.). Myślę, że Modlin będzie miał niełatwe zadanie by przekonać do siebie stolicę. A Okęcie na pewno nie powiedziało ostatniego słowa. Z resztą pojawiają się głosy, że wcale tak tanio nie jest (link). Ale nie o tym chciałem pisać.

Wpis dotyczy przetargu zorganizowanego przez Modlin w związku z rozpoczęciem ich działalności.

23 maja – otrzymujemy brief na organizację dnia otwartego nowego portu lotniczego dla okolicznych mieszkańców, przyszłych klientów oraz mediów (7 lipca) oraz uroczyste otwarcie lotniska dla vipów (15 lipca). Dowiadujemy się, że do uczestnictwa w przetargu zostało zaproszonych około 10 agencji. Otwarcie lotniska to gratka, która nie zdarza się często, więc ilość konkurencji (prawie) zrozumiała. Modlin ma apetyt na wielkie WOW.

28 maja – wizja lokalna na lotnisku. Nowy terminal robi miłe wrażenie.

4 czerwca – wysyłamy ofertę: prezentacja i szczegółowe kosztorysy na oba wydarzenia. Na pewno fajnie byłoby mieć taki projekt w portfolio – nowych lotnisk w Polsce już wiele nie będzie.

6 czerwca – prezentacja oferty na miejscu (dzień wcześniej też byliśmy; ktoś jednak zapomniał, że się z nami ma spotkać). Mamy pół godziny na prezentację. Odnieśliśmy wrażenie, że będąc któryś tam z kolei nie wzbudziliśmy wielkiego zainteresowania. Cóż, przy 10 agencjach też miałbym trochę dość.

7-11 czerwca – cisza ze strony lotniska. Również w piątek kiedy to był deadline na złożenie ewentualnego wniosku o pozwolenie na organizację imprezy masowej.

11 czerwca – telefon dzwoni rano: wezwanie na pilne spotkanie. Ma być Zarząd i mamy ponowie zaprezentować naszą ofertę! Odwołujemy wszystkie plany i pędzimy na złamanie karku. Jesteśmy punktualnie. W korytarzu spotykamy 2 inne agencje. Czekamy, krzeseł brak. Półtorej godziny później wchodzimy na prezentację. Zarządu też brak – były praktycznie te same osoby co poprzednio.

14 czerwca
  – Klient ponownie prosi nas o przesłanie oferty. I tego samego dnia na stronach portu (link) zostają zamieszczone oficjalne ogłoszenia przetargu na oba wydarzenia.

Kilka spostrzeżeń:


1) Oficjalny termin złożenia oferty: 18 czerwca. Po drodze był weekend. Czy jakaś agencja, która dowiedziała się o przetargu ze strony potraktowała go poważnie?

2) SIWZ opatrzony był logami Unii Europejskiej oraz Narodowego Programu Spójności. Opisana kolejność wydarzeń to jeden z wielu przykładów, jak niektóre wymagane procedury nie do końca sprawdzają się w rzeczywistości.  

3) Termin - 7 lipca - wykluczał teoretycznie możliwość organizacji imprezy masowej. Jednak sam zamawiający w specyfikacji jasno określił, że „spodziewa się kilku tysięcy osób”. Z drugiej strony należało sądzić, że tak ważna inwestycja na pewno uzyska stosowne wsparcie lokalnych władz (w tym biurokratyczne).

4) Warto pewnie zwrócić uwagę na szczegółowy opis kryteriów oceny oferty. W naszej branży, gdzie bardzo często otrzymujemy lakoniczny feedback takie rzeczowe podejście daje nadzieję na rzetelną ocenę przez zamawiającego. Z drugiej strony wiemy, że event to bardzo złożony produkt i nie wszystko da się zmieścić w sztywne ramy i formułki. Modlin wskazał, że będzie oceniana wartość artystyczna konceptu (30% punktów - m.in. zaproponowana gwiazda i prowadzący, menu oraz inne wartości dodane); logistyka wydarzenia (30% - m.in. przygotowanie terenu wydarzenia, bezpieczeństwo i higiena oraz kompleksowość oferty) i oczywiście cena. Wspominam o tym w kontekście jak ostatecznie wyglądało wydarzenie.

19 czerwca na stronie lotniska pojawia się komunikat z tym jakie agencje złożyły oferty. Były to: MM Conferences S.A., ARS Communication, MplusM Event Marketing, Plej Sp. z o.o., El Padre Sp. z o.o., Agencja Jamboree Sp. z o.o., ICP Group S.A. i TABASCO Jacek Stachera. Z 10 zaproszonych zostało 8, co pokazuje jak wszystkim zależało na projekcje i ile pracy zostało włożone w przygotowanie ofert.

A 21 czerwca the winner is: TABASCO. Agencja zgarnęła kontrakt na oba wydarzenia: otwarcie dla VIP i dzień otwarty. Oczywiście nie wiemy ile punktów otrzymaliśmy. Skoro podawany jest system oceny i nie upubliczniany to po co w ogóle istnieje? Z drugiej strony ujawnianie tej wiedzy może być dla Klienta niewygodne – niezrozumiała punktacja to podstawa do zakwestionowania jego kompetencji i wydłużania procedur. A poza tym klient zawsze może odwołać przetarg bez podawania powodu, czyż nie?

Postanowiliśmy udać się na imprezę i wyciągnąć wnioski z naszej porażki. Warto uczyć się od najlepszych.

Nie oceniając naszej oferty wierzymy, że pozostałe agencje na pewno zaproponowały ciekawe, kreatywne pomysły na otwarcie. Dlatego tym bardziej dziwi, że ostatecznie wyszedł piknik naprawdę… niskich lotów. Wszystko sprawiało wrażenie przypadkowości i bylejakości. A pomijając ogólne wrażenia estetyczne trudno nie wspomnieć o dość oczywistych (delikatnie mówiąc) uchybieniach organizacyjnych:

- nie wygrodzono wielkiej strefy z alkoholem,
- niewielka liczba ochrony mało interesowała się imprezą,
- młodzież (dzieci?) radośnie piła ze szkła alkohol pod samą sceną,
- zupełny brak zabezpieczenia kabli (siła) – patrz zdjęcia poniżej,
- niewygrodzony agregat i kilka innych kwiatków.

Profesjonalne podejście do kwestii bezpieczeństwa kabli na imprezie:

 

Modlin 1_M Modlin 2_M Modlin 3_M Modlin 4_M

Każdy kto organizował imprezę masową (no a taka to była, prawda?) wie z jakimi wyzwaniami musi się borykać i jak skrupulatnie bywa przestrzegane prawo. Dlaczego instytucje państwowe (i firmy z nimi pracujące) mają mieć taryfę ulgową?

Rozmawiałem z kolegą z agencji która też startowała w tym przetargu. Zadał pytanie: a dlaczego dwie pozostałe agencje nie wystartowały? Może słusznie doszły do wniosku że, nie warto inwestować czasu i know how w projekt, który „ma być piękny, a wyjdzie jak zawsze…?”

Co by nie było: życzę Modlinowi powodzenia. Czeka go niełatwa walka z Okęciem, przyzwyczajeniami pasażerów i innymi portami lotniczymi w kraju. Tym bardziej, że nadal płynie wiele uwag krytycznych co do jego funkcjonowania, obsługi i dojazdów.

PS. 2 sierpnia 2012 wiele portali opublikowało wiadomość, ze CBA na lotnisku w Modlinie przeprowadziło kontrole i wykazało nieprawidłowości w… zamówieniach publicznych. A samo Lotnisko zakwestionowało wiele z tych uwag, więc sprawa na pewno będzie miała ciąg dalszy. 

www.zw.com.pl
polska.newsweek.pl
forsal.pl

Seweryn Jakubiec
Operations Manager, Incentive Concept Poland
Vice Prezes Stowarzyszenia Branży Eventowej
 
Zobacz mój Profil na EventMapa.pl

 






 

Komentarze użytkowników

 
  • Agnieszka Chrzanowska 2012-08-20 08:40:17

    I jeszcze dodam, tak dla podtrzymania tematu:
    Klient był bardzo zdziwiony podczas naszej wizji lokalnej, że sugerujemy zwiedzanie terminala w małych grupach - każda z przewodnikiem - z wyznaczeniem trasy zwiedzania ;-) … i oczywiście odpowiednim rozstawieniem ochrony

    ... czy to nie ograniczy swobodnego dostępu zwiedzającym do obiektu - zastanawia się Klient - dodam: terminal został już wyposażony m.in. w nowy, ofoliowany jeszcze rentgen, nowe sortownie bagażu i sale monitoringu pełną sprzętu komputerowego...

    dla nas było wszystko jasne... w tym temacie
    Agnieszka Chrzanowska
    Femme Events

  • Katarzyna Gadomska 2012-08-21 10:29:39

    Hmmm,

    Rozumiem, że był to przetarg publiczny? W jakim trybie?


  • Seweryn Jakubiec 2012-08-27 08:51:49

    Było to tzw. zapytanie ofertowe z ogłoszeniem. Stosowane jest jak rozumiem w przypadku projektów z dofinansowaniem.

  • Tomasz Grochalski 2012-10-07 10:27:42

    Nie udało się Madzi Bojarskiej przepchnąć Twojej firmy i ot co jesteś rozżalony...

  • Seweryn Jakubiec 2012-10-19 15:37:03

    Skoro już lecimy po nazwiskach to może poprosimy o przedstawienie się? :)

  • justyna poco 2015-12-29 14:56:42

    coś takiego jak zapytanie ofertowe nie istnieje w przepisach prawa - może warto byłoby zapoznać się najpierw z nimi a potem wypisywać bzdury - nic także nie stało na przeszkodzie poprosić pisemnie o dostęp do akt, które każdemu Wykonawcy (oferentowi) przysługuje jak psu buda a każdemu innemu nie biorącemu udział w przetargu, nic oprócz lenistwa, nie stoi na przeszkodzie sięgnąć po ustawę o dostępie do informacji publicznej - może wtedy wyjaśniłoby się wszystko :-) ...i ludzie z branży nie musieliby czytać tych bzdur. :-). Nieznajomość prawa szkodzi - stara jak świat zasada :-)


Aby dodać komenatarz należy się zalogować.
 

powrót do góry ↑

Organizacja konferencji

© eventmapa.pl All rights reserved.

realizacja:Agencja Interaktywna zets.pl
Katalog firm

W naszym katalogu znajduje się 3038 firm z branży! Dołącz do nas!

Partnerzy
  • SBE
    Stowarzyszenie Branży Eventowej, nowa organizacja mająca na celu zintegrowanie środowiska branżowego, wypracowanie standardów współpracy oraz edukację branży eventowej.
  • Strony internetowe
    Najlepszą wizytówką dla Agencji zets.pl, którą z przyjemnością możemy Państwu polecić jest to jak wygląda i jak działa nasz wortal EventMapa.pl
  • Blog
    Blog prowadzony przez Rafała Mrzygłockiego z firmy Aram, dotyczy głównie oprawy audio-wizualnej imprez oraz programów TV, polecamy.
  • SOIT
    Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel to organizacja zrzeszająca profesjonalistów, których wspólnym celem jest propagowanie wiedzy o incentive travel.
  • HR Standard
    HRstandard.pl to portal skierowany do profesjonalistów zainteresowanych szeroko rozumiana branżą HR. To rzetelne źródło informacji o rynku pracy i sprawdzonych metodach zarządzania zasobami ludzkimi.
  • Marketingowiec
    Marketingowiec.pl to serwis skierowany do osób zawodowo związanych z obszarem marketingu, sprzedaży, mediów oraz public relations.
  • Event
    Targi Event to prezentacja produktów, technologii, usług i kompleksowych rozwiązań dla organizacji koncertów, konferencji, wydarzeń sportowych, kulturalnych i innego rodzaju eventów.
  • Sale biznesowe
    SaleBiznesowe.pl to ogólnopolski portal zawierający kompleksowe informacje o obiektach, w których można zorganizować konferencje, szkolenia, spotkania biznesowe, ale także bankiety.
  • GCB
    Gdańsk Convention Bureau to miejskie biuro kongresów.Głównym zadaniem GCB jest promocja Gdańska i Regionu, jako destynacji konferencyjnej oraz pomoc organizatorom podczas planowania wydarzeń biznesowych w regionie.
  • ITM
    W dniach 24-26 stycznia 2013 roku w Centrum Expo XXI w Warszawie odbędzie się III edycja Międzynarodowych Targów Turystycznych ITM Warsaw.
  • Miejsca
    Miejsca godne polecenia to multimedialny informator turystyczny.
  • Pure Mind
    PureMind to szkolenia specjalistyczne na najwyższym poziomie, oparte o rzetelną wiedzę i doświadczenie najlepszych w Polsce ekspertów i praktyków biznesu.
  • www.eventplatforma.pl
    www.eventplatforma.pl to platforma informacyjna w całości dedykowana branży event. Głównym założeniem serwisu jest dostarczanie informacji oraz promowanie krajowych usług eventowych.

Polecamy: imprezy integracyjne dla firm imprezy firmowe incentive organizacja eventów organizacja imprez firmowych organizacja konferencji