Przetarg na budżet

Seweryn Jakubiec
Incentive Concept Poland, Operations Manager
odwiedź blog autora

Data publikacji: 2010-05-27
Wyświetleń: 2970
O eventach 8 komentarzy

Ostatnio brałem udział w kilku przetargach. W trzech miałem podane budżety. Te wygrałem. W czterech budżetu nie podano. Te przegrałem. I generalnie sięgając pamięcią mogę stwierdzić, że w większości przypadków zależność była taka sama. Może nie jest to jakaś oszałamiająca próba statystyczna, ale z pewnością skłania do pewnych przemyśleń. Zacząłem się zastanawiać, czy brak określonego budżetu dla agencji eventowej (lub innej) może w jakikolwiek pozytywny sposób wpłynąć na relacje czy biznes obu stron. I nic takiego nie znalazłem. A przynajmniej dającego się włożyć w ramy kultury biznesowej.

Dlaczego część klientów zapraszając do przetargu agencje wzbrania się przed podaniem choć orientacyjnych widełek cenowych? Powodów może być kilka:

Challenge. Wielu osobom się wydaje, że „sky is the limit" mobilizująco i stymulująco będzie wpływał na pracę agencji. Doświadczenie pokazuje, że zaproponowane w ten sposób rozwiązania i tak przekroczą możliwości budżetowe marketera („Aaaa, tyle to my jednak nie mamy..."), a agencja zamiast koncentrować się na realnych rozwiązaniach radośnie popuści wodze fantazji (a w tym biznesie to bardzo łatwe).

Lenistwo. Każdy marketer/manager dokładnie wie jakie ma budżety, plany i cele. I może nie zawsze są to precyzyjnie alokowane kwoty, ale nie jest to też worek bez dna do którego sięga się kiedy i jak chce. Czasem jest to tylko kwestia kilku minut i wyliczeń w arkuszu kalkulacyjnym. A jakakolwiek kwota podana oferentom to nieporównywalny skok jakościowy w ich pracy. 

Niewiedza. Wymówka w stylu „Nie wiemy ile to może kosztować, prosimy o propozycje", którą słyszę od 10 lat świadczyła by o tym, że każdy robi eventy po raz pierwszy. Rozumiem brak wiedzy co do pewnych szczegółów produkcji, ale Klienci sami podają przecież warunki brzegowe (liczba uczestników, lokalizacji, czas trwania, etc). I znowu - kłania się kalkulator. Albo weryfikacja budżetu z zeszłego roku, czy też jeden czy dwa telefony.

A jakie są zalety określenia ramowego budżetów na realizację zadań? Same:

Precyzja. Znając budżet agencja od razu zaproponuje konkretne rozwiązania pod oczekiwane cele. Doświadczenie sprawia, że wiele kwot potrafi podać od razu, z głowy. I ocenić realności briefu. Więcej, już na początku będzie potrafiła zadać właściwe pytania o rzeczy, których istnieniu marketer może nawet nie mieć świadomości.

Oszczędność. Znając budżet nie zawsze trzeba go wykorzystywać w 100%. Łatwiej jest zaproponować tańsze, lecz również efektywne rozwiązania (bo wiadomo od razu do czego porównywać). Zaoszczędzone pieniądze zaś wykorzystać na działania dodatkowe, których może nawet nie było w planach. Wychodzenie z założenia, że „agencja zje wszystko" to raczej jednostronne myślenie o relacjach biznesowych.

Realność. Nie zawsze da się zrealizować wszystkie cele w ramach podanych oczekiwań finansowych. Ale warto się o tym dowiedzieć na początku przetargu (i od razu zastanowić nad alternatywami), a nie podczas prezentacji, której przygotowanie trwało 3 tygodnie trudu i znoju.

Wydajność. Przygotowanie jednej oferty na event to czasem dziesiątki telefonów,ustaleń, wizji lokalnych, rezerwacji i planowań. Warto, by wszystkie te działania generowały rozwiązania mające choć częściowe powodzenie na realizację. W przeciwnym razie będą rodziły tylko frustrację wielu, wielu osób.

Feedback. Prezentując precyzyjną ofertę od razu można przejść do dyskusji nad oszczędnościami czy alternatywnymi rozwiązaniami. Wbrew pozorom realne kwoty dają o wiele większą elastyczność agencji do ewentualnych zmian. Lub szanse na wycofanie się w odpowiednim momencie. Nie znając oczekiwanego poziomu wydatków przesłanie oferty może się skończyć... przygotowaniem jej od początku.

Oczywiście powyższe przykłady zakładają, że agencja zna swój fach, ma doświadczenie, wiedzę i środki by zrealizować postawione przed nią cele. Bywa jednak, że i ta strona też nie jest bez grzechu. Proponuje rozwiązania, które z góry będą nierealne do wykonania (wykraczające poza budżet) licząc, że atrakcyjność pomysłów skłoni klienta do dodatkowych wydatków. Tym bardziej podanie budżetu ochroni marketera przed niepotrzebnymi dyskusjami i da mu argument to wykazania braku profesjonalizmu agencji.

PS. W odpowiedzi na powód przegranej w przetargu zawsze słyszałem to samo: oferta była za droga. Konia z rzędem temu kto mi powie: w jaki sposób mógłbym wykorzystać tą wiedzę poza wzruszeniem ramionami? Że nie wspomnę o innych wnioskach, które przyszły mi do głowy...

Seweryn Jakubiec

Zobacz mój Profil na EventMapa.pl