O czym należy pamiętać zlecając profesjonalistom organizację eventu?

Po pierwsze nie ma sensu kierować prośby o przygotowanie projektu wyjazdowego do zbyt wielu firm, aby nie zapętlić się w gąszczu nadsyłanych ofert. Jedne firmy wiodą prym w organizacji wyjazdów krajowych, inne jak 5 Stars Club Business Travel, w kreacji nietuzinkowych wyjazdów zagranicznych. Powinniśmy zatem zastanowić się nad celem wyjazdu, a następnie sprawdzić ofertę firm specjalizujących się w danej dziedzinie.

Zanim wyłonimy firmy do konkursu ofert dobrze jest zapoznać się z ich witrynami internetowymi. Z informacji umieszczonych na stronie dowiemy się, co oferuje dane biuro, jaka jest jego polityka działania oraz historia. Pamiętajmy także, że strona internetowa jest wizytówką określającą wizerunek przedsiębiorstwa. Dlatego jeśli dana firma mieni się liderem na rynku turystyki biznesowej, a jej witryna internetowa na to nie wskazuje, warto się zastanowić, czy to prawda.

Konieczne jest również zapoznanie się z opinią klientów firmy, z którą ewentualnie chcielibyśmy podjąć współpracę. Warto w tym celu poprosić o listy referencyjne, a następnie o bezpośredni kontakt do przynajmniej trzech osób, które koordynowały wyjazd. W końcu miarą profesjonalizmu jest zadowolenie klientów!

Wskazanym jest także skorzystanie z forów internetowych, takich jak na przykład to, które znajduje się na wortalu event mapy czy www.forum-turystyczne.pl, gdzie możemy zapytać internautów o ich opinię na temat danej firmy. Tutaj jednak należy pamiętać, aby zwrócić uwagę na merytorykę wypowiedzi. Czasem zdarza się, że firmy są oczerniane, a jest to rezultat konkurencji, która nie zawsze postępuje w zgodzie z etyką.

Kiedy wybierzemy kilka firm, z których propozycjami chcielibyśmy się zapoznać, wysyłamy brief. Pamiętajmy, aby wyznaczyć deadline nadsyłania gotowych projektów wyjazdowych. Optymalny czas na przygotowanie przemyślanego programu wyjazdowego to dwa tygodnie.

Po otrzymaniu i dokładnym przestudiowaniu projektów warto umówić się na spotkanie w celu uzyskania odpowiedzi na wszelkie pytania czy wątpliwości. Firmy często prezentują wtedy swoje rozwiązania dotyczące wizualizacji wyjazdów. Warto również zapytać czy firma organizuje wyjazdy inspekcyjne. Pomagają one bowiem w wyborze ostatecznego kształtu programu wyjazdowego.

Autor: Kinga Nodzak