Rejestracja XXI wieku

Dotyczy to nie tylko kongresów czy konferencji ale również imprez jubileuszowych, inauguracyjnych oraz wszelkich innych wymagających złożonej logistyki zarówno w procesie zapraszania,  jak i administrowania danymi spływającymi od zgłaszających się uczestników/gości,  aż po sam proces rejestracji na miejscu.

A ten może przebiegać błyskawicznie, niezależnie od ilości uczestników dzięki czytnikom kodów kreskowych czy też chipowych. Mogą to być urządzenia obsługiwane przez hostessy   dostępne są  też czytniki zbliżeniowe bądź też takie, które monitorują przepływy osób bezdotykowo w postaci ustawionych przed wejściem ścianek  z sensorami.

Nie ma też najmniejszego problemu, jeśli obiekt bądź miejsce np. w plenerze nie posiada zasięgu Internetu ani nawet prądu: czytniki wielkości telefonów komórkowych rejestrują bezprzewodowo uczestników, a informacje te spływają do serwera na zasadzie wysyłki sms.

Systemy te oferują również moduły do zarządzania płatnościami: podczas rejestracji on-line program podlicza kwotę dla danego uczestnika w zależności od wybranych opcji i wystawia fakturę pro-forma w formacie PDF.  Płatności spływają na konto organizatora, bądź też na konto powiernicze firmy oferującej taki system, a ona raportuje jej przebieg każdego dnia.

Również zarządzanie kontyngentami hotelowymi oraz miejscami siedzącymi – to jedna ze standartowych ofert takiego systemu. Ta ostatnia szczególnie przydatna, gdy do ostatniego dnia niewiadomo, ile osób będzie na gali, balu czy w teatrze i jak ostatecznie je posadzić. Ostateczne miejsce/rząd/numer stołu podane będzie gościom dopiero podczas check-in tak aby miejsca dobrane były optymalnie i zgodnie z życzeniami organizatora oraz gości.

No i :„ last but not least” – wszelkie statystyki i analizy w dowolnej konfiguracji są możliwe do wyeksportowania z systemu i przekazania klientowi w tabeli Excel lub w innym formacie.  Na przykład organizator chce dokładnie wiedzieć: kto był obecny, kiedy przyszedł, gdzie siedział, a przypadku konferencji chce np. sprawdzić obecność na wykładach.

Halina Błażyńska,

Źródło: www.guest-control.pl

• Powiązane wpisy
• Linki przychodzące

Aby dodać komenatarz należy się zalogować.